Comment synchroniser votre agenda entre votre iPhone, Google Agenda et Outlook ou Android et Outlook

[MàJ du 1er août 2014 : Un nouveau tutoriel est maintenant disponible suite à l'arrêt de Google Calendar Sync]

Si vous êtes comme moi, vous utilisez très souvent l’agenda de votre iPhone, parfois celui de Google et au bureau celui de Microsoft Outlook, alors je pense que ce que je vais vous expliquer devrait vous plaire. Le problème lorsque l’on utilise 3 outils différents, c’est qu’il est pratiquement impossible d’avoir exactement les mêmes informations car à chaque fois que l’on modifie l’un des calendriers, il faut penser à mettre à jour les 2 autres. Personnellement, je trouve cela très compliqué et donc pourquoi ne pas essayer de les connecter entre eux? Cela nous assure d’avoir toujours le même agenda quelque soit l’outil que nous utilisons mais surtout de l’avoir toujours avec nous et de pouvoir le modifier à tout moment. Je vais donc vous expliquer comment faire pour synchroniser l’agenda de votre iPhone avec Google Agenda et avec Outlook. Pour vous expliquer rapidement le principe, la synchronisation se fait entre l’iOS et Google Agenda puis entre Google Agenda et Outlook. Cela veut donc dire que si vous modifiez un rendez-vous sur l’un de ces 3 outils, vous êtes assurés qu’il soit bien repris dans les 2 autres. Allez on y va. J’oublie de préciser que pour une fois, nous n’avons pas besoin d’iTunes et c’est tant mieux!

Pré-requis

[MàJ du 27/12/2012 : mise à jour du lien permettant le téléchargement de l'utilitaire Google Calendar Sync - Un grand merci à Legarsfred]

  • Un iPhone ou autre iDevice sur lequel vous utilisez l’agenda, sous iOS 3 minimum
  • Posséder un compte Google, mais ne vous inquiétez pas, je vais faire comme si cela n’était pas le cas pour être le plus complet possible.
  • Utiliser l’agenda d’Outlook même 2010
  • Avoir téléchargé Google Calendar Sync ou ici

Création d’un compte Google

Je vais donc commencer par le centre névralgique de l’opération, à savoir Google Agenda. Si vous possédez déjà un compte Google, passez votre chemin en allant à la prochaine étape.

Pour créer un compte Google, rien de bien compliqué sauf que je vous invite vivement à en profiter pour vous créer une adresse Gmail, cela vous donnera alors accès à une messagerie extrêmement sécurisée, et notamment contre le spam, et pour laquelle la place disque est impressionnante (aujourd’hui 7 659 Mo et cela augmente tous les jours). Je vais donc partir du principe que vous avez écouté mes précieux conseils et que vous avez donc opté pour la création d’une adresse Gmail.

  • Ouvrez votre navigateur et allez sur Google
  • En haut de l’écran, sur la barre noire, cliquez sur Gmail

Comment synchroniser votre agenda entre iOS, Google Agenda et Outlook

  • Ensuite, en haut à droite, cliquez sur CRÉER UN COMPTE

Comment synchroniser votre agenda entre iOS, Google Agenda et Outlook

  • Entrez l’ensemble des informations demandées et cliquez sur Étape suivante deux fois de suite
  • Voilà, votre compte est créé, vous pouvez donc maintenant utiliser l’ensemble des services Google et notamment Gmail et Agenda.

Comment synchroniser votre agenda entre iOS, Google Agenda et Outlook

Paramétrer l’agenda sur l’iPhone

Maintenant que nous avons créer notre compte Google afin de pouvoir utiliser Google Agenda, nous allons maintenant le paramétrer sur notre iPhone. Cela vous permettra de synchroniser votre agenda Google avec celui de l’iPhone et inversement! Cela signifie qu’après le paramétrage, vous aurez la possibilité de modifier votre agenda sur votre iPhone ce qui se répercutera dans votre Google Agenda et bien entendu, l’inverse est aussi vrai, lorsque vous modifierez votre agenda sur Google, la modification sera automatiquement reprise sur votre iPhone! Allons-y!

  • Sur votre iPhone, allez dans Réglages -> Mail, Contacts, Calendrier

Paramétrage de l'agenda Google sur l'iPhone

  • Sélectionnez Ajouter un compte…

Paramétrage de l'agenda Google sur l'iPhone

  • En bas, sélectionnez Autre

Paramétrage de l'agenda Google sur l'iPhone

  • Dans Calendriers, cliquez sur Ajouter un compte CalDAV

Paramétrage de l'agenda Google sur l'iPhone

  • Entrer les informations demandées :
    • Serveur : www.google.com
    • Nom d’utilisateur : votre adresse Gmail
    • Mot de passe : celui de votre adresse mail
    • Description : j’ai indiqué Professionnel mais vous pouvez choisir ce que vous souhaitez

Paramétrage de l'agenda Google sur l'iPhone

  • Si vous avez correctement indiqué vos informations, la création devrait être validée

Paramétrage de l'agenda Google sur l'iPhone

  • Votre nouvel agenda est bien créé

Paramétrage de l'agenda Google sur l'iPhone

 

Les agendas de l’iPhone et de Google Agenda se synchronisent

Comme je vous le disais un peu plus haut, maintenant, l’agenda de votre iPhone et celui de Google se synchronisent entre eux mais avec un bel exemple c’est toujours mieux :

  • Essayez donc de créer un rendez-vous fictif sur votre iPhone

Synchronisation des agendas iPhone et Google

  • Après avoir validé, votre rendez-vous apparait bien dans l’agenda sur votre iPhone… heureusement!

Synchronisation des agendas iPhone et Google

 

  • Maintenant, allez sur votre agenda Google

Synchronisation des agendas iPhone et Google

 

  • Comme vous le voyez, votre rendez-vous saisi sur votre iPhone, a été automatiquement synchronisé sur Google Agenda! Maintenant, saisissez un nouveau rendez-vous sur Google Agenda

Synchronisation des agendas iPhone et Google

 

  • Maintenant, regardez sur votre iPhone et comme vous pourrez le remarquer, le rendez-vous saisi sur Google Agenda apparait bien sur votre votre smartphone! Bien entendu, laissez un peu de temps que cela se synchronise et cela dépend forcément de votre connexion.

Paramétrage de l'agenda Google sur l'iPhone

Paramétrage de Google Calendar Sync et synchronisation entre Outlook et Google

Maintenant que Google Agenda et l’agenda de votre iPhone se synchronisent parfaitement, passons à l’étape qui consiste à synchroniser votre agenda Outlook avec Google Agenda. Tout cela est rendu possible grâce à petit logiciel fait par Google, Google Calendar Sync. Si vous ne l’avez pas encore téléchargé, vous pourrez le trouver à cette adresse.

  • Après avoir installé Google Calendar Sync, normalement l’application se lance automatiquement afin que vous puissiez la paramétrer

Synchronisation des agendas Outlook et Google

 

  • Les informations à indiquer sont vraiment très simples puisqu’il faut simplement indiquer votre adresse mail de votre compte Google ainsi que son mot de passe. Ensuite, choisissez le type de synchronisation souhaitée mais si vous souhaitez que les agendas Outlook et Google reprennent exactement les mêmes informations, sélectionnez 2-way (dans les 2 sens). Enfin, choisissez le temps entre 2 synchronisations. Par défaut, il est inscrit 120 minutes, mais personnellement, je vous conseille d’indiquer un laps de temps bien inférieur, mais de toutes les façons il sera toujours possible d’effectuer une synchronisation manuellement. Validez en cliquant sur Save puis lancez Outlook.

Synchronisation des agendas Outlook et Google

  • Par mesure de précaution, lancez la 1ère synchronisation manuellement en allant chercher Google Calendar Sync dans la barre de tâches puis cliquez dessus avec le bouton droit et sélectionnez Sync. Ensuite allez donc voir sur l’agenda Outlook

Synchronisation des agendas Outlook et Google

  • Eh oui! vous ne rêvez pas, votre agenda Google se retrouve dans celui de Outlook!

Synchronisation de l’ensemble des agendas

  • Allez, histoire de voir que tout fonctionne parfaitement, essayons de créer un rendez-vous dans Outlook et voyons s’il se synchronise effectivement avec Google Agenda et si vous avez tout suivi, assez logiquement, puisque nous avons vu que l’agenda de Google se synchronise avec celui de l’iPhone, nous devrions retrouver notre rendez-vous Outlook dans l’iPhone après qu’il soit « passé » par Google.

Synchronisation Outlook <-> Google <-> iPhone

  • Pour vérifier que cela fonctionne, lancez une synchronisation manuelle histoire de ne pas devoir attendre 10 minutes si c’est ce que vous avez indiqué comme laps de temps entre 2 synchronisations. Déjà et obligatoirement, vérifions que notre rendez-vous se retrouve bien dans Google Agenda.

Synchronisation Outlook <-> Google <-> iPhone

  • Tout va bien, notre rendez-vous saisi dans Outlook se retrouve bien dans Google Agenda, et…

Synchronisation Outlook Google iPhone

Synchronisation Outlook Google iPhone

  • Vos 3 agendas se synchronisent donc maintenant automatiquement. Elle n’est pas belle la vie!?

Synchronisation Outlook et Android

Comme vous avez pu le remarquer, je n’ai jamais parler d’Android dans cet article avant de le faire maintenant. J’ai envie de dire que c’est assez normal car la synchronisation entre Android et Outlook est bien plus simple. Non, en fait ce n’est pas qu’elle est plus simple mais simplement  qu’elle est plus rapide. En effet, j’ai envie de dire que Google et Android ne forme qu’un puisque lorsque vous paramétrez votre compte Google dans Android, la synchronisation s’effectue automatiquement. Donc si vous êtes dans ce cas, reprenez à partir de l’étape Paramétrage de Google Calendar Sync et synchronisation entre Outlook et Google.

Synchronisation Calendrier Android - Google - Outlook

Quid des agendas secondaires Google?

Après avoir parcouru les commentaires de cet article, j’ai pu remarquer que vous étiez assez nombreux à posséder plusieurs agendas Google et si j’ai bien compris, sur un seul et même compte. Même si je ne suis dans ce cas, je me suis dit que cela vous rendrez service de vous montrer comment faire pour synchroniser vos calendriers secondaires avec votre iPhone. Ne vous inquiétez, cela n’est pas très compliqué, il suffit de suivre les étapes.

Agendas secondaires

  • Sélectionnez les agendas que vous souhaitez et validez sur save

Agendas secondaires

  • Allez dans l’application Calendrier sur votre iPhone et sélectionnez Calendriers. Cochez les calendriers secondaires que vous souhaitez voir apparaître sur votre iPhone. Et c’est tout!

Agendas secondaires

  • Dernière chose, pour personnaliser vos agendas secondaires, la couleur par exemple, il faut vous rendre sur Google Agenda depuis votre ordinateur.

Pourquoi seuls les évènements vieux d’un mois se synchronisent?

Comme cela fait plusieurs fois que l’on me pose la question, je me suis dis que la réponse pouvait sans doute intéresser d’autres personnes. En fait, par défaut, seuls les évènements/rendez-vous sur une période d’un mois sont conservés sur votre calendrier, et puisque l’ensemble des calendriers iPhone, Google Agenda, Android et Outlook se synchronisent entre eux, vos anciens rendez-vous disparaissent par la force des choses. Mais pas d’inquiétude, sauf si vous avez supprimé manuellement vos anciens rendez-vous, ces derniers sont conservés dans Google Agenda et il est donc possible de les retrouver. Comme parfois, il peut être intéressant de conserver une trace de ses anciens rendez-vous, alors voici comment faire. Cela se passe au niveau de l’iPhone.

  • Rendez-vous sur Réglages ->Mail, Contacts, Calendriers

Comment synchroniser votre agenda entre votre iPhone, Google Agenda et Outlook ou Android et Outlook

  • Appuyez ensuite sur Synchroniser

Comment synchroniser votre agenda entre votre iPhone, Google Agenda et Outlook ou Android et Outlook

  • Enfin, sélectionnez les évènements que vous souhaitez synchroniser

Comment synchroniser votre agenda entre votre iPhone, Google Agenda et Outlook ou Android et Outlook

Vous l’aurez compris, en sélectionnant Tous les évènements, l’ensemble de vos rendez-vous seront synchronisés même ceux qui datent de plus d’un mois.